Kegiatan-Kegiatan Kearsipan

br />

KEGIATAN KEARSIPAN

1.       Penciptaan Arsip

Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management.

2.       Pendistribusian Arsip

Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian  atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat  yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam  suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan.  Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi  dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :

a.       Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan.

b.      Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit Kerja). Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja).

c.       Kalau suatu organisasi memilih menerapkan
asas gabungan sentralisasi dan  desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab

3.       Penyimpanan arsip

Prosedur Penyimpanan Arsip

a.       Pengumpulan warkat

Warkat-warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi di kumpulkan pada satu bagian yang bertugas untuk mengurus arsip.

b.       Memeriksa tanda-tanda pelapasan

Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian, file, deeponer / disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan oleh pimpian sebagai bukti tanda pelepas.

c.       Penetapan indeks

Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan peraturan yang berlaku.

d.       Pemberian kode warkat

Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan.

e.      Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang telah di tetapkan.

f.        Penyimpaanan dan penataan warkat

Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan kode yang telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku.

Terdapat 5 (lima) sistem penyimpanan arsip antara lain:

1.       sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

2.       Sistem Masalah ( Subject Filing System)

3.       Sistem Nomor (Numeric Filing System)

4.       Sistem Tanggal (Choronologic Filing System)

5.       Sistem Wilayah (Geographic Filing System) 

Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip

a.       Menentukan jenis surat yang di butuhkan

b.      Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.

c.       Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.

d.      Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

4.       Penggunaan atau Pengolahan Arsip

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

a.       Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

b.      Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau dikirimkan kepada orang atau organisasi yang menjadi sasarannya. Sedangkan naskah yang digunakan untuk arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah diterima dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti dalam pelaksanaan operasional atau dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi dan untuk keperluan legal tertentu.

5.       Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

                Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara :

a)      Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.

b)      Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.

c)       Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.

d)      Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.  

Pengamanan arsip

Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung di dalamnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Langkah pengamanan adalah dengan penertiban kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti pinjaman apabila arsip dipinjam / keluar dari ruang kearsipan. Melarang orang yang tidak berkepentingan masuk pada ruang tempat penyimpanan arsip.

6.       Penyusutan Arsip

Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip

1. Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain:

1.       Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi.

2.       Penyerahan arsip

Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:

a)      Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/organisasi diserahkan pada kantor arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.

b)      Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional Republik Indonesia.

c)       Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna

Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor arsip daerah atau dilakukan oleh masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang retensinya di bawah 10 tahun.

2. Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi.
3. Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.

7.       Pemusnahan Arsip

Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dilakukan dengan Cara :

a.       Pembakaran

Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan dengan sempurna  (sudah jadi abu)

b.      Pencacahan

Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, tidak harus selesai pada saat itu.

c.       Penghancuran

Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) di atas tumpukan arsip.

Tweet