Macam-macam Arsip

Macam-macam  Arsip

Macam-macam arsip dapat dibedakan sebagai berikut:

1.    Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

a.       Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

b.      Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar

c.       Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d.      Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

2.     Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya

a.       Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.

b.      Pita rekaman

c.       Mikro film

d.      Disket

e.      Compact disk

f.        Flash disk

3.       Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya 

a.        Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan

b.      Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

c.        Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.

d.       Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa

e.      Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian

f.        Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan

g.       Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran

4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.

a.      Arsip tak penting, contohnya surat undangan dan memo (T)

b.      Arsip biasa, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang (B)

c.       Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji (P)

d.      Arsip sangat penting / vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah (V)

5.    Arsip Menurut Fungsinya.

a.       Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari

b.      Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6.       Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya

a.       Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.

b.       Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.

7.       Arsip Menurut Keasliannya.

a.       Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

b.      Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.

c.       Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

d.      Arsip petikan, arsip yang berupa tulisan atau ketikan ulang dari sebagian arsip asli.

8.       Arsip Menurut Kekuatan Hukum

a. Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b.Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.

Tweet