PENGELOLAAN ARSIP

PENGELOLAAN ARSIP

A.      DEFINISI ARSIP DAN KEARSIPAN

Arsip adalah segenap naskah dalam corak apapun yang dibuat atau diterima, baik secara lembaga atau individu, dimana saat ini tidak dipergunakan tetapi masih memiliki nilai guna yang suatu saat dibutuhkan kembali.

Nilai guna arsip ada;ah suatu tolok ukur penilaian bahwa arsip tersebut layak untuk disimpan. Penilaian layak simpan ini secara internasional ditentukan dengan metode ALFRED, yaitu:

A : Administrative          : Penilaian arsip penilaian arsip berdasarkan nilai administrasi yang dikandungnya.

L : Legal                            : Penilaian arsip berdasarkan nilai hokum yang dikandung arsip tersebut.

F : Fiscal/ Financial        : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai keuangan yang dimiliki oleh arsip tersebut.

R : Research                     : Penilaian arsip dengan melihat pada nilai penelitian yang dikandung oleh arsip tersebut.

E : Education                   : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai pendidikan atau pengetahuan yang dikandung arsip tersebut.

D : Documentary            : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai rekaman atau record yang dikandung pada arsip tersebut.

Kearsipan adalah suatu proses penyimpanan arsip secara sistematis agar mudah ditemukan kembali, yang meliputi penciptaan (pembuatan dan penerimaan), penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (fnding), penyelamatan (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan), dan penyusutan arsip (pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan)

B.       TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP

-          Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman

-          Mudah mendapatkan kembali arsip yang diperlukan dengan cepat dan tepat

-          Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian arsip

-          Menghemat tempat penyimpanan arsip

-          Menjaga kerahasiaan arsip

-          Menjaga kelestarian arsip

-          Menyelamatkan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan

C.      PERALATAN KEARSIPAN

Terdapat 3 bentuk peralatan penyimpanan utama yaitu:

1.      Ordner

Banyak digunakan pada perusahaan kecil, lembaga pemerintah bahkan beberapa bagian pada perusahaan besar, system yang biasa menggunakan peralatan ini adalah kronologis, baik secara system murni maupun kronologis digabung dengan system lain.

2.      Filing Cabinet

Banyak digunakan pada kantor swasta, atau juga pada system sentralisasi dan desentralisasi. Alat penyimpanan ini efisien digunakan untuk semua system kecuali system kronologis.

3.      Komputer

Suatu system penyimpanan terbaru adalah penggunaan peralatan computer. Sistem ini telah dikembangkan sebagai pengganti system manual, ordner dan filling cabinet. Karena system ini menggabungkan semua system penyimpanan yang ada baik secara murni atau gabungan.

D.      POLA KERJA KEARSIPAN

a.      Pola Sentralisasi

Penyimpanan Arsip

Sejak berkas dinyatakan sebagai arsip maka langkah selanjutnya adalah:

1.      Bagian pemilik arsip menyerahkan pada bagian secretariat atau tata usaha

2.      Sekretariat menyerahkan pada bagian arsiparis

3.      ARsip disortir, lalu diteliti, dan diberi kode penyimpanan yang dilihat pada daftar klasifikasi

4.      Arsip dicatat pada kartu kendali (Rangkap 3), dan arsip disimpan sesuai kode penyimpanan

5.      Satu lembar kartu kendali diberikan pada kepala tata usaha

6.      Satu lembar kartu kendali diserahkan kepada pemilik arsip

7.      Pemilik arsip setelah menerima kartu kendali akan membuat kartu indeks berdasarkan kartu kendali tersebut (kartu indeks adalah media untuk memudahkan pencarian kode arsip)

8.      Kartu kendali dan kartu indeks disimpan sesuai metode yang digunakan.

Pencarian Arsip

Dalam pencarian arsip diperlukan langkah-langkah sesuai prosedur, karena bagian pemilik arsip tidak menyimpan arsip. Maka setelah menerima permintaan dari atasan:

1.      Bagian pemilik arsip akan mencari pada kartu indeks atau kartu kendali (bila tidak dibuat kartu indeksnya)

2.      Setelah kode penyimpanan arsip ditemukan lalu catat kode arsip tersebut

3.      Ajukan ke bagian tata usaha untuk mencari arsip

4.      Bagian tata usaha mengecek pada kartu kendali yang dimilikinya, lalu menyampaikan pada bagian arsiparis untuk dicarikan

5.      Bagian arsiparis mencari

6.      Setelah ditemukan arsiparis membuat form peminjaman arsip

7.      Menyerahkan pada kepala tata usaha bersama form peminjaman arsip

8.      Kepala tata usaha menyerahkan kepada bagian pemilik arsip dan meminta tanda tangan peminjaman arsip

9.      Bagian pemilik arsip memberikan arsip kepada atasan

b.     Pola Desentralisasi

Penyimpanan Arsip

Pada pola ini arsip disimpan dan ditangani oleh bagian yang memiliki arsip, sehingga tidak melibatkan pihak ketiga dalam pengelolaan arsipnya.

Langkah penyimpanannya lebih efisien dan efektif yaitu dengan cara:

1.      Berkas yang dinyatakan sebagai arsip disortir agar diketahui apakah berkas tersebut telah dinyatakan sebagai arsip atau belum

2.      Membaca kembali arsip untuk mengetahui kode penyimpanan dari arsip, sesuai dengan kode yang dipergunakan lalu kemudian mencatat kode tersebut pada buku agenda surat masuk atau agenda surat keluar

3.      Memberikan kode pada arsip, bila menggunakan system berbasis alphabetis harus diindeks terlebih dahulu (untuk menentukan urutan abjadnya)

4.      Menyimpan arsip sesuai system yang dipergunakan

Pencarian Arsip

Pada pola ini pencarian arsipnya mempunyai waktu maksimal 2 menit agar arsip ditemukan kembali. Langkah yang dilakukan adalah:

1.      Mengidentifikasi kode penyimpanan sesuai permintaan

2.      Apabila kode permintaan dan penyimpanan sama dapat dilakukan pencarian langsung

3.      Apabila kode penyimpanan berbeda dengan kode permintaan maka perlu alat bantu pencarian yaitu buku agenda surat

4.      Lakukan pencarian pada media penyimpanan

5.      Bila telah ditemukan, serahkan pada yang meminta  arsip

Tweet